Friday, August 03, 2007

[Presentasi]: Tag Baru Lagi? (Feat: Tim Aksara)

Perkenalkan, satu tag lagi yang akan bertambah dalam blog ini: "presentasi". Seperti biasa, selanjutnya tag tersebut hanya akan muncul sebagai kategori (di blogspot disebut label, di multiply disebut tag).

Dalam kategori ini, saya akan menulis macam-macam menyangkut presentasi; praktik, penyusunan materi, kabar-kabar aneh, bahkan ngalor ngidul. Jadi kalau tag-nya adalah "presentasi, ngalor-ngidul", berarti rada serius. Seperti seriusnya hakim garis bulutangkis yang kepergok sedang ngecengin penonton.

Mari kembali ke pembicaraan yang lebih serius. Tim Aksara adalah empat anak muda dari Bandung yang akan mewakili Indonesia di kompetisi Microsoft Imagine Cup Korea 2007. Kompetisi internasional yang disponsori Microsoft ini bertujuan mencari software buatan kalangan akademik yang berprospek bisnis dan berdampak besar pada masyarakat. (Plus menggunakan teknologi Microsoft, tentunya.)

Kebetulan, dua anggota Tim Aksara, Octa dan Budi adalah teman kerja (dan futsal), sehingga saya sempat diajak berdiskusi mengenai presentasi mereka. Software yang mereka usung bernama ABC, merupakan alat bantu pembelajaran baca-tulis.

Octa menyampaikan satu hal yang mengganggu mereka. Terakhir kali mereka menggelar presentasi di hadapan para mahasiswa ITB untuk meminta masukan. Sejumlah keluhan muncul, bahwa presentasi mereka sulit dimengerti. Padahal seluruh hadirin berlatar belakang teknik. Kenapa bisa begitu? Dan ini gawat, mengingat sebagian juri nanti berlatar belakang bisnis. Dan tentunya mereka ingin penyajian yang sederhana dan mudah dipahami.

Setelah Octa dan Budi menunjukkan presentasi yang mereka susun, baru saya paham kenapa. Elemen-elemen presentasi mereka sudah bagus dan mendetail. Informasi disusun secara menarik. Mereka bahkan tidak menggunakan slideware. Mereka menayangkan grafik dan teks dalam bentuk Flash. Diselingi video dan demo program. Dengan kata lain, semua ini sudah tampak profesional.

Lantas kenapa orang tidak mengerti? Bukannya ini jauh lebih bagus daripada slide yang sekadar berisi bullet?

Alasan pertama: informasi yang mereka sampaikan saling bertabrakan.

Anggaplah satu tampilan adalah satu pesan. Saat menampilkan persentase populasi buta huruf di seluruh dunia, misalnya, apa yang ingin mereka sampaikan? Ternyata pesan bahwa buta aksara bukanlah sekadar masalah dunia ketiga, melainkan juga masalah negara maju. Sayangnya, yang muncul di layar adalah persentase. Jelas persentase negara maju terlihat kecil.

Saya menyarankan agar mengganti persentase dengan jumlah. Dan mencari data yang lebih menohok. Literacy Volunteers of America divisi Washington, sebagai contoh, menulis bahwa masih ada 40 juta orang dewasa yang belum fasih membaca (functional illiterate). Walau tidak buta aksara total, mereka masih kesulitan membaca berbagai teks berkaitan pekerjaan. Bahkan ada yang lulusan setingkat SMP dan tidak bisa membaca ijazah mereka. Jumlah ini lebih mencengangkan daripada persentase buta aksara total yang di bawah 5%.

Grafik merupakan salah satu kunci masalah dalam presentasi. Sering kali saya melihat seseorang menampilkan slide berisi grafik yang tidak jelas tentang apa. Baru paham setelah ia menjelaskan. Lebih parah lagi, penjelasan sejumlah pembicara malah berbeda dengan yang grafik yang ia tunjukkan. Grafik seperti ini sudah gagal memenuhi tugasnya. Kalau grafik ini adalah artileri, ia baru saja meledakkan gudang mesiu benteng sendiri.

Munculkanlah grafik sehingga orang langsung mengerti maknanya. Dan pilihlah bentuk yang sesuai. Jika ingin menunjukkan persentase, misalnya, gunakanlah bentuk kue. Gunakan batang jika ingin membandingkan jumlah. Jika terbalik malah membingungkan.

Bagaimana dengan video? Satu video mungkin memiliki beberapa situasi atau adegan. Namun, inti pesannya tetap satu. Terlalu banyak, dan hadirin pun bingung. Jika ada lebih dari satu inti pesan dalam video, potong-potonglah. Sampaikan terpisah. Pastikan bahwa hadirin memahami pesan pertama, sebelum bergerak ke pesan selanjutnya.

Alasan kedua: urutan informasi yang salah.

Bayangkanlah kita bertemu seorang teman lama.

"Saya baik-baik saja," sapanya. Saat kita melongo, dia melanjutkan, "Tapi sekarang sudah sembuh, kok."

"Euh, apa kabar?" tanya kita ragu-ragu.

"Minggu lalu saya sempat gejala DB," jawabnya. "Halo, apa kabar?"

Oh, baru kita ngeh. Dia baik-baik saja. Minggu lalu sempat kena gejala demam berdarah, tapi sekarang sudah sembuh.[1] Ini masih bisa kita mengerti karena dialognya sederhana. Sementara dalam presentasi, berbagai urutan informasi yang terbalik akan membuat hadirin kehilangan arah.

Sebagian besar masalah Tim Aksara pun dapat mereka atasi dengan sekadar mengubah urutan presentasi. Atau malah menghilangkan bagian presentasi. Satu klip animasi 3D cantik, misalnya, mereka buang karena terlalu panjang. Video menyentuh yang tadinya mereka taruh di urutan kedua jadinya mereka pasang di awal. Dengan begitu, video ini berhasil menarik perhatian hadirin dalam sepuluh detik pertama. Musik latar belakang yang sendu serta narasi yang kuat menyeret hadirin ke suasana hati yang pas.

Video berakhir dengan kutipan Kathleen Blanco yang menyimpulkan inti pesan, "Think about it: Every educated person is not rich, but almost every education person has a way out of poverty."

Dari sini, mereka bisa melanjutkan ke informasi literasi di Indonesia dan bagaimana ABC menjadi solusi yang lebih baik. Seterusnya pun lancar.

Presentasi pada dasarnya adalah seni merangkai pesan yang sinergis dan konsisten. Jika presentasi kita membingungkan orang, cobalah pisah masing-masing pesan dan jabarkan. Siapa tahu pesan kita tabrakan atau salah urutan.

Tim Aksara sendiri akan bersaing menuju posisi puncak dengan 55 tim negara lain mulai Senin ini (6 Agustus 2007). Sukses dan selamat berjuang bagi Tim Aksara!

___________________

[1]: Walaupun--seperti komentar Agung--masih perlu berkonsultasi ke psikolog.

5 comments:

Sandy Eggi said...

wah untung mereka masih punya mas isman. :D setidaknya kalo mereka kalah mas isman yang disalahkan .. kekekek ....

nggak deng. susah kalo ngga ada yang ngasih tau sebelum maju presentasi. saya beberapa kali presentasi pernah juga si audience nya tidur. ntah apakah karena ngga menarik atau audience nya punya ilmu mengkonversi data suara menjadi data gambar. jadi ngga perlu melihat.

pernah juga malah si audience nya ngegosip di depan saya presentasi. duh .. apa saya kayak pembawa acara infotainment ato mereka melihat saya kayak ariwibowo jadi langsung digosipin.. :D

turut mendukung tim aksara! mau dong jalan-jalan ke korea :D

isman said...

Tergantung situasi presentasinya sih, San, hehe. Tapi intinya emang lebih baik situasi seperti itu kita bahas (dengan gaya humor) agar peserta sadar bahwa ada interaksi. Bukan sekadar satu arah.

Dulu juga waktu aku jadi tamu di kuliah IMK (aku lupa yang angkatan berapa) kan pernah ada peserta kelas yang tidur. Aku samperin saja dengan ekspresi senang.

Lalu kutahan temannya yang mau ngebangunin. Kujelaskan ke semuanya, "Istri saya sedang hamil anak pertama. Jadi kalau ngeliat ada yang tidur saat saya presentasi, justru menyenangkan. Karena saya jadi yakin, begitu anak saya lahir, ngurusnya gampang. Setiap kali dia bangun tengah malam sambil nangis, saya tinggal nyalain komputer, presentasi, dan dia bakal tidur lagi."

Waktu pada tertawa, yang tertidur jadi terbangun. Dan setelah itu, nggak ada yang tidur lagi.

isman said...

Sekadar klarifikasi, yang ngasih masukan buat Tim Aksara bukan cuman aku aja, San. Mereka juga membuka forum umpan balik se-ITB (diselenggarakan oleh KM ITB), terus tentunya dari teman-teman lain (ada satu sesi umpan balik juga di Divusi--Raiza ngasih banyak umpan balik yang membantu), dan para pembimbing (termasuk Pak Riza).

Jadi credits-nya lebih ke arah Tim Aksara sendiri. Mereka niat buat bikin presentasi mereka berhasil. Bahkan sampai outsource untuk bikin animasi dan potongan video.

(Berkunjung aja. Kan Korea ama Jepang deket, San, hehe.)

Sandy Eggi said...

wah itu pasti di kelas ku. paling inget emang waktu diajar sama Pak Isman dosen tamu nyentrik yang sering membuat sound efek dari mulut ketika slidenya menceritakan sinopsis dari Star Wars!

tentang tim aksara, galih juga pernah cerita tentang presentasi Cangkir Khayalan yang memang presentasinya Tim Aksara. Dia dan Raiza turut memberi saran dan masukan katanya :)

Pengen juga bisa bikin slide presentasi yang bagus. Dulu waktu acara Leadership Games niatnya nyontek gaya presentasinya mas Isman. Tapi gagal total & audiense nya malah pada bingung :)

Kalo ga salah Mas Isman pernah bikin tips membuat presentasi yang bagus ya ?

isman said...

Weheheh. Sebenarnya niatnya masang soundtrack langsung di PPT-nya. Tapi waktu itu belum mahir, jadi manual aja, haha.

Gagal di awal malah bagus, San. Jadinya kita tahu apa yang harus kita perbaiki. Dulu waktu aku awal-awal nyoba juga salah sasaran, karena menggunakan cara itu untuk orang-orang Pemda. Saat itu, mereka nggak mau memerhatikan kalau nggak ada yang bisa dibaca (dengan kata lain: barisan bullet). Dan malah terus memprotes gambarnya. Dari situ, aku jadi belajar bahwa kita harus riset dulu calon hadirinnya seperti apa.

Berikutnya tinggal coba lagi.

Kiat menyusun presentasi? Pernah kok. Soalnya bahan-bahannya bertambah terus setiap kali presentasi maupun menghadiri presentasi orang, haha. Alhamdulillah, sekarang sudah mau diterbitkan jadi buku. Nanti kalau sudah muncul bakal diumumkan di blog kok. (Sayangnya, mungkin saat itu kamu sudah di Jepang.)

Tanpa buku itu pun kamu bisa nyoba sendiri kok, San. Mampir ke sini dan ngobrol aja apa yang kamu coba dan kenapa nggak berhasil. Nanti kita diskusi bareng.